Rôle du Secrétariat Municipal
1. Responsable administratif central
- Le secrétaire municipal est nommé par le maire, avec avis du représentant de l’État selon la réglementation sénégalaise.
- Il dirige l’administration communale sous l’autorité du maire, coordonnant tous les services municipaux (administratifs, techniques, financiers, etc.).
- Il est supérieur hiérarchique du personnel communal et organise le travail interne pour assurer l’efficacité des services.
2. Coordination des services et des activités municipales
Le secrétaire municipal veille à la cohérence, la coordination et la supervision :
- Il planifie, organise et suit l’action des différents services de la mairie.
- Il met en œuvre les décisions prises par le conseil municipal et la municipalité.
- Il coordonne les processus de planification, d’exécution et d’évaluation des projets et programmes municipaux.
- Il assure la communication interne entre services et avec les élus locaux.
3. Conduite des réunions et documentation
Le secrétaire municipal joue un rôle essentiel dans la vie institutionnelle :
- Il prépare l’ordre du jour des réunions du conseil municipal et du bureau municipal.
- Il assiste aux séances, prend des notes et rédige les procès-verbaux des délibérations.
- Il organise, classe et conserve tous les documents administratifs officiels de la commune.
4. Gestion administrative essentielle
Ses responsabilités comprennent aussi :
- La gestion du courrier entrant et sortant, des archives et de la documentation municipale.
- L’élaboration et le suivi du budget communal, du compte administratif et autres actes de gestion.
- La supervision des dossiers relatifs au personnel communal (recrutement, carrière, formation).
- La coordination des fonctions comptables et financières selon les ressources disponibles.
5. Liaison et représentation
Le secrétaire municipal est également un interface clef entre les citoyens, la municipalité et les partenaires externes :
- Il répond aux demandes et préoccupations administratives des habitants.
- Il représente la commune dans certaines démarches administratives ou auprès d’autres institutions (services déconcentrés de l’État, partenaires, etc.).
- Il assure la diffusion de l’information et la transparence administrative.
6. Respect des normes légales et conseils
- Il veille à ce que toutes les actions municipales soient conformes aux lois et règlements en vigueur.
- Il fournit des conseils administratifs aux élus (maire, conseillers) pour faciliter leurs prises de décision.
En résumé :
Le secrétaire municipal est l’épine dorsale administrative de la mairie : c’est lui qui pilote, organise, coordonne et supervise l’ensemble des services communaux pour assurer le bon fonctionnement de l’administration locale, la mise en œuvre des décisions politiques prises par les élus et l’efficacité des services publics municipaux.